Департамент строительства презентовал проект «Оптимизация процесса документооборота»

Чтобы оптимизировать работу с документами и уменьшить количество используемой бумаги Департамент строительства, госэкспертизы и жилищно-коммунального хозяйства Курганской области представил проект «Оптимизация процесса документооборота». Презентация прошла 22 декабря в формате ВКС с представителями «Росатома».  Докладчиком выступила заместитель начальника управления автомобильных дорог Елена Максимова.

Елена Максимова рассказала, что в Департаменте была создана рабочая группа в рамках реализации проекта «Эффективный регион» от «Росатома»,  цель которого повысить эффективность органов управления и сократить время и ресурсы при взаимодействии органов власти с другими органами государственной власти различного уровня и местного самоуправления.

— Основные проблемы, которые требуется решить, используя принцип бережливого производства:  передача документов вручную, наличие в ответе орфографических и пунктуационных ошибок, длительное ожидание согласования документа, задержка предоставления отчетов, возврат на доработку проекта ответа, несвоевременность предоставления отчетов в свод в бумажном виде, — доложила Елена Максимова.

Для решения этих проблем участники рабочей группы:

— разработали методические материалы с информацией о возможностях проверки орфографии и пунктуации через доступные электронные сервисы;

— внедрили использование системы электронного документооборота Directum RX с целью ликвидации потерь при подготовке ответов на письма и отчетности;

— разработали методические материалы по подготовке сводной отчетности/информации и разместили их на сервере в общедоступном месте для  работы всех сотрудников Департамента.

Подготовка и согласование ответов на письма/сводных отчётов проходит по упрощённой схеме. Документы (ответы/ сводные отчёты) загружаются в систему Directum RX, проходят полный цикл согласования в электронном виде и подписываются директором Департамента электронной цифровой подписью.

— Мы постепенно уходим от бумаги и ситуации, когда приходится разбирать пачки документов на столе. Новые принципы позволят работать с документацией быстро. И, несомненно важное для настоящего времени преимущество электронного документооборота, возможность при необходимости организовать работу сотрудников Департамента в удалённом режиме, — прокомментировала доклад директор Департамента Ирина Саблукова.

Внедрение принципов бережливого производства «Оптимизация процесса документооборота» дало положительные результаты:

По окончанию заседания рабочей группы «Эффективный регион» принято решение продолжить работу по новым направлениям в соответствии с принципами и критериями бережливого производства.